Как повысить продуктивность: 13 простых советов
И снова отвечаем на больной вопрос, как успевать больше за меньшее время. Вот 13 советов от блогера Наоми Данфорд:
1. Группируйте похожие задачи. Так их выполнить значительно проще
Возьмите повторяющиеся задачи (посты в блог, рассылка, письма, стирка). Сделайте больше одной единицы за раз. Если задачи мелкие, сделайте сразу много. Если они большие или творческие, попробуйте две за раз. Дело задвижется быстрее, вы поймаете поток, и большие задачи перестанут вызывать Ужасный Ужас, с которым они у вас ассоциируются.
Ответить на электронное письмо? Может занять 20 минут. Ответить на 10 электронных писем? Может занять всего 45 минут. Вы движетесь по накатанной. Группировка похожих заданий сделает их выполнение проще и быстрее для вас.
2. Timeboxing («таймбоксинг» — деление времени на фиксированные участки) позволит ускорить процесс
«Вещи, которые надо делать» обычно занимают ровно столько времени, сколько надо на них потратить. Вот почему вы можете навести идеальную чистоту в квартире за 45 минут перед приходом родственников и не делаете ровным счетом ничего, когда у вас есть весь день.
Когда вы садитесь за выполнение задачи, поставьте себе ограниченный промежуток времени. Увидите, насколько быстрее пойдет дело, и вы будете меньше отвлекаться.
3. Отвечайте на письма сверху вниз. Или снизу вверх
То самое чувство, когда вы открываете почтовый ящик и не знаете, с чего начать? Добро пожаловать в клуб «я устал решать». Когда вы садитесь за почту, просто начинайте отвечать сверху вниз. Или снизу вверх. Неспособность принять решение отступает, и вы отвечаете на большее количество писем. Если у вас есть очень срочные письма, например предложения о работе, отвечайте на них. А потом сразу возвращайтесь к верху или к низу списка.
4. Тайм-лог автоматически повысит концентрацию
«Куда же делось все время?» — часто повторяем мы. Но это не риторический вопрос. Серьезно, отслеживайте, на что вы тратите время в течение дня. Пометьте где-нибудь «Начал работу с почтой в 9:42» и «Закончил с этим в 10:33».
Сделайте это несколько раз — и вы быстро самостоятельно скорректируете 90% отвлечений, потому что начнете понимать, что они отобразятся в записях. (За остальные 10% отвлечений вы будете счастливо нести ответственность и радоваться им).
5. «Переадресация» поможет вам ответить на письма быстрее
По некой причине мы имеем в нашем коллективном бессознательном, что обязаны отвечать на все вопросы в каждом письме. И тратим много времени, раздумывая над вопросами людей, когда они расплывчаты.
Нет ничего плохого ответить на ясные вопросы в письме и переадресовать непонятные обратно для уточнений. Вы вернете письмо человеку, поддержав при этом диалог.
Это особенно полезно, если у вас много писем или некоторые из них требуют очень длинных ответов. Вы можете разбить ответы на несколько сессий.
6. Однозадачность мгновенно повысит вашу продуктивность
Многозадачность хорошо работает для очень маленького числа ситуаций. Например, прослушивание урока иностранного языка или аудиокниги во время прогулки. Вам не нужно думать во время ходьбы, так что можете загрузить свой мозг аудио.
Но если вам приходится загружать в свой мозг сразу две задачи одновременно, ресурс никогда не делится 50 на 50. Вы получаете худший результат от каждой задачи, когда их несколько сразу.
Сосредоточьтесь на одной вещи за раз, и вы сократите время ее выполнения на 30-50%. Если вы постоянно жалуетесь на недостаток времени, то концентрация — вероятно, наилучшая вещь на земле, которую вы можете сделать, чтобы изменить ситуацию.
7. Выберите одну цель, чтобы завершить задачи быстрее и проще
Несколько тысяч лет тому назад один умный парень сказал, что нельзя одновременно быть слугой двух господ. Это 100% о продуктивности. Чем больше целей вы пытаетесь напихать в одну задачу, тем труднее и дольше вы будете выполнять ее.
Написать пост в блог, который будет остроумным, содержательным, основанным на данных, содержать 750-1000 слов, при этом еще и абсолютно SEO-оптимизированным… Это очень большая работа. Выберите одну цель. Ваша рабочая нагрузка уменьшится, плюс сразу станет проще.
8. Сделайте «левое время» вашим бесплатным виртуальным помощником
Держите под рукой список мелочей, которые вы должны сделать (заказать билеты в кино, набросать проект поста в блоге, вычитать документ, сменить аватар Facebook).
Ваши дни заполнены небольшими левыми временными промежутками от 5 до 15 минут, которые вы не понимаете, как использовать. Ожидание в очереди, различные задержки, когда, например, вы сидите за компьютером, как идиот, и ждете ответа от какого-нибудь представителя компании в чате. Вы сможете выловить 2 или 3 часа в неделю для мелких никогда-не-найду-время-чтоб-их-закончить дел, если будете иметь этот список под рукой.
9. Выберите «следующий шаг», чтобы двигаться быстрее
Представьте себе следующий раз, когда вы безучастно пялитесь в стену, думая: «Я не знаю, с чего начать». Теперь представьте, что у вас есть разумный список «следующих шагов» для каждого проекта, над которым вы работаете.
Почта? — Ответить на письмо Биллу. Блог? — Придумать заголовок для вашего следующего поста в блоге. Сайт? — Позвонить фотографу и получить прайс на снимки. Вебинар? — Купить микрофон. Всегда существует вполне определяемое следующее действие в любом деле. Если вы чувствуете что-то вроде «не знаю, с чего начать, потому что мог бы сделать с десяток различных вещей, чтобы собрать наконец-то этот вебинар», просто выберите любое следующее действие.
10. Подготовьтесь к следующим задачам, чтобы было проще начать
Начать — это всегда самое сложное (поэтому мы и не делаем многих вещей, которые могли бы). Наибольшая сложность заключается в том, что если вы начнете, вам придется заканчивать. Приятного мало. Но! Если вы начнете хоть как-то, ваш мозг будет верить, что самая трудная часть уже сделана, и дальше будет легче.
Скажите себе: «Все, что я должен сделать прямо сейчас, — придумать заголовок для поста в блог и открыть документ». Или: «Все, что я должен сделать прямо сейчас, — начать письмо с фразы: «Привет Кейт, у меня плохие новости». Или: «Все, что я должен сделать прямо сейчас, — написать название вебинара на листе бумаги и сделать майндмэп с тремя пустыми кругами».
И отложите до завтра. Задача начата и оставит вас в открытом режиме: вашему мозгу будет казаться, что вы не начинаете, а продолжаете. Это работает, я не шучу.
11. Проверяйте и отвечайте на почту в установленное время, чтобы сохранять вменяемость
Одна из последних слышанных мной вещей по поводу почты: «Не открывать электронную почту, если вы не можете ответить на нее». Это отлично звучит в теории — и, вероятно, это хороший совет в 90% случаев. Но это не практично. У меня, например, много писем, которые я хочу открыть, но отвечать на них пока не готова.
Тем не менее. Если несколько раз в день вы проверяете и отвечаете на электронную почту, прилипая к ней, с вами случатся две вещи.
Вы мгновенно полюбите свою жизнь. Постоянное сидение в почте оказывает жестокий эффект на психику. Вы будете дорожить тем фактом, что вы сейчас не в почте, как вы бы дорожили свободой после возвращения из Сан-Квентин (тюрьма). Вы начнете отвечать с такой скоростью, чтобы наконец-то приблизиться к тому, от чего почта вас отрывает. Ответ на почту станет наподобие небрежного посещения родственника, который вам не нравится. Быстро, достаточно вежливо и без каких-либо эмоциональных вложений.
Выберите 2 или 3 промежутка в день, которые будут вашим «почтовым временем». Все, что вне этого времени, — ваша жизнь. Дверь заперта изнутри, дорогие.
12. Установите время закрытия, чтобы успеть вдвое больше
Тоже из раздела «получить назад свою жизнь» — установление времени закрытия для вашего офиса, виртуального или физического. Если вы заканчиваете работу ко времени X — и вы действительно заканчиваете, то удивитесь, насколько больше вещей будут отмечены как завершенные в вашем списке.
13. Выберите «Большую тройку» дел и проследите, чтоб они были сделаны
Вот что я заметила. Многие люди говорят: «Я не могу на это пойти! У меня есть 10 дел, которые нужно завершать каждый день!» Круто. Те же самые люди очень часто говорят: «Черт! День окончен, а я не сделал ничего из списка!» (Поднимите руку, если вы говорите так чаще, чем хотелось бы).
Итак, вместо списка «большой тройки» вы сделаете ноль. 0<3. Лучше иметь три, но сделанных, чем абсолютный ноль. Вот как это происходит. Вы выбираете 3 самые важные на сегодняшний день дела, а затем вы освобождаетесь от других мыслей в голове и просто делаете.
Когда вы поймете, что важное завершено, а у вас еще в запасе большая часть дня, выберите три следующие дела. Концентрируетесь и делаете их. Нередко получается завершить даже больше десяти задач за день. 10 больше, чем 3.
